A armadilha das análises custo-benefício

Quantos já não tiveram que apresentar análises custo-benefício aquando da identificação de algum potencial de melhoria que requer que a empresa invista em novos métodos e tecnologia, para ser mais produtiva e não perder o comboio da concorrência?
Pois, é verdade que já aconteceu e acontece a muitos.
Contudo, nem todos acabavam por levar a sua avante, não só porque não assumem os pressupostos correctos na análise, como também a enviesam usando muitas vezes pressupostos incompletos, não vendo o quadro todo, ou pintando-o à sua maneira.
Depois espantam-se que os resultados sejam inglórios ou insuficientes, e que o Vice-presidente de operação não valorize o trabalho e aborte o investimento previsto.
Pois bem, uma análise custo-benefício não mais é que uma ferramenta, que visa analisar se determinado investimento ou custo é ou não viável para a empresa, e se o dinheiro gasto/aplicado terá retorno, a breve ou a médio-longo prazo, para a empresa.
Em suma, uma análise custo-benefício, pesa num dos lados da balança os factores positivos de um investimento e de outro os factores negativos, subtraindo-os aos positivos, a fim de obter os tão desejados "números da corrida".
A análise custo-benefício apura, quantifica e adiciona todos os factores positivos, associando-os aos custos de oportunidade e aos custos de ineficiência actuais.
O verdadeiro truque para uma boa análise custo-benefício reside em nos assegurarmos que colocamos e quantificamos todos os proveitos e todos os custos que advêm de um investimento, e fazemos as questões correctas.
Deve ser contratada mais uma pessoa para as vendas, ou devemos recorrer a mais horas-extra? É boa ideia comprar uma nova máquina? É mais vantajoso investir o capital acumulado em títulos de dívida e acções que num equipamento vanguardista? Cada uma desta questões, e outras mais, podem respondidas fazendo uma análise custo-benefício correcta.
Como tal, aqui fica um exemplo do que se costuma fazer, e do que deveria ser feito.

Imaginemos um director de produção que propões um investimento numa máquina de estampagem de 1M€ para aumentar a cadência de produção.
Antes de apresentar a proposta ao seu superior, necessita de factos que suportem a mesma, e que influenciem a decisão, e é aí que ele decide correr os números e fazer uma análise custo-benefício.
Elenca todos os benefícios. Com a nova máquina conseguirá produzir mais 100 peças por hora. Os actuais 3 operadores, que estampam de forma manual, não serão mais necessários. As peças produzidas serão de qualidade superior, logo evitar-se-à a grande maioria dos custos de qualidade e de peças sucatas actuais.

O cenário que actualmente muitos gestores consideram é o seguinte:

- Do lado dos custos considera-se o custo da máquina (equipamento + instalação + comissões) e o consumos eléctrico;
- Do lado dos benefícios estão o aumento de peças produzidas, a redução do nº de operadores necessários, a redução de peças sucatadas e a redução das devoluções por parte de clientes;

De seguida estes pressupostos são quantificados:

- Do lado dos benefícios são quantificadas as 100 peças de aumento de produção, ao preço de venda; o custos dos 3 operadores por cada hora e uma % de redução de peças sucatadas e de devoluções por parte de clientes;
- Do lado dos custos são considerados os consumos de electricidade por cada hora de funcionamento, a amortização do equipamento, tendo em conta que se considera uma vida útil de 10 anos, e os custos de financiamento e juros pagos sob um possível empréstimo;

No final, somam-se os benefícios por cada hora de trabalho e subtraem-se os custos. Obtemos a mais-valia por hora gerada pela aquisição deste novo equipamento. De seguida dividimos o custo total do investimento pela mais-valia e obtemos o período de pay-back.

Esta é a abordagem de muitos bons gestores que conheço. Nada mais incompleto e incipiente. Está errada quanto aos pressupostos e à quantificação. Depois muitos espantam-se como é que um grande investimento, que vai melhorar a performance da produção, falha no teste do tomador de decisão. Porque está tudo mal explicado e os números acabam por criar um cenário ou bom demais ou desfavorável, tanto em termos de pay-back como de mais-valia.

Como tal, vou dar nota da análise que deveria ser feita, caso quiséssemos obter toda a verdade dos números, transmitir a melhor mensagem ao superior hierárquico.

Os pressupostos seriam estes então:

- Do lado dos benefícios seriam quantificadas as mesmas 100 peças de aumento de produção, mas desta feita ao custo de produção, porque é o único número que pode ser influenciado pela produção, que diz respeito ao valor acrescentado mais os custos de mercadorias, uma vez que o preço de venda é influenciado por factores comerciais e políticos; o custo com os 3 operadores deve ser o seu custo salariais mais os encargos legais e prémios, que equivalem a um acréscimo de entre 50 a 75% do custo do trabalho; a % de redução de peças sucatas deve ser calculada tendo em conta o nível actual de peças sucatas, e a redução das devoluções de clientes devem ser quantificadas tendo em conta as incidências cujas causas estão directamente relacionadas com a máquina actual; o valor da poupança energética, tendo em conta que o novo equipamento poderá gerar ganhos a esse nível - se não, ignora-se e apenas se considera o custos dos consumos na parte dos custos. ou então o sobre-custo de um aumento de consumos; como se trata de um novo equipamento, mais eficiente, o mesmo vai trazer ganhos ao nível da eficiência nos consumos de matérias-primas, matérias subsidiárias e consumíveis de produção, assim como terá menor recurso a manutenção, e com menor periodicidade;

- Do lado dos custos consideramos o sobre-custos do consumo eléctrico, se a máquina consumir mais potência que a anterior; considera-se o custo de financiamento e de juros, mesmo apesar de a máquina poder ser comprada a pronto, uma vez que todo o capital investido tem um custo de oportunidade associado; no caso da amortização, este pressuposto pode ser mutável, uma vez que em vez desta, podemos considerar a depreciação considerada para efeitos fiscais, que é o que vai surtir efeito legalmente efectivo na folha de resultados; e por último, e algo que muitos de esquecem, é de ter em conta o efeito de desvalorização monetária, traduzido pela inflação, e que nos transmite a mensagem de que um € hoje não vale o mesmo amanhã, e este pressuposto tem que ser aplicado ao valor do benefício gerado;


Concluindo, há várias abordagens que podem ser tidas em conta, dependendo da pessoa, do tipo de negócio, de quem se quer influenciar, da política da empresa ou da vontade em investir, mas, no entanto, dei nota de uma abordagem muito comum, mas incipiente, e de uma abordagem mais holística e que transmite uma melhor mensagem a quem decide, e quantifica de forma mais precisa a relação custo-benefício de um investimento.