Antes de nos questionarmos sobre o porquê da importância de uma empresa dar enfoque à gestão de stocks e da cadeia de abastecimento, questionemos-nos acerca do porquê de uma boa parte das empresas ainda possuírem elevados níveis de stock e pouco controlo dos mesmos.
Convém, para começar, reflectir um pouco sobre a problemática dos stocks e as causas, a montante, da sua predominância em quantidades insustentáveis, assim como os principais problemas que ocorrem a jusante disso mesmo.
Uma empresa, regra geral, tenta manter a sua actividade constante, vender, produzir e facturar. Todavia, esta filosofia, num mundo empresarial cada vez mais global, no qual a qualidade de produtos é cada vez maior e os preços cada vez mais ajustados e apertados, não mais é viável produzir apenas por produzir, sem critério, sem controlo dos custos e sem gestão das quantidades produzidas em função da capacidade de stockagem e de gestão dos stocks por parte da empresa. Cada vez mais, muitas empresas se têm apercebido que andaram todos estes anos desfasadas da realidade, a produzir sem regra nem critério, a acumularem produtos em stocks, como estratégia, muitas vezes, para aumentarem o valor dos seus Activos, por via do Activo circulante, aumentando as necessidades líquidas. No entanto nada mais errado que esta abordagem, tanto em termos operacionais como financeiros e contabilísticos.
Vamos então fazer, agora, um breve raciocínio sobre métodos de gestão e o impacto dos mesmos sobre a gestão de stocks.
As empresas modernas, globais e rigorosas na gestão, estão cada vez mais apostadas em efectuar uma gestão "lean", produzindo apenas de acordo com as necessidades, sem se excederem no que produzem, e analisando o mercado, por forma a adequarem os seus "outputs" produtivos às necessidades do consumidor. Para entrar neste trilho é necessária a partilha de informação ao longo da cadeia de abastecimento, tanto com fornecedores, envolvendo-os no processo de gestão, assim como através da melhoria das relações com clientes, tentando criar parcerias ao nível da partilha de informação e percepção das reais necessidades do mercado, criando condições para que o planeamento da empresa funcione de forma limpa, clara e transparente, e que possibilite à "management" das empresas, a qualquer momento, ter a noção e o vislumbre do que tem de ser feito, como tem de ser feito e quais os resultados e implicações.
Voltando à questão dos stocks, e indo por partes, vamos estabelecer um exemplo corrente, de uma empresa de nível médio, do parque empresarial nacional, que não tenha políticas de stock modernas implementadas, e que possua elevados níveis de stock.
Suponhamos, então, uma empresa com um valor combinado de 6 Milhões de Euros em stocks, no conjunto de matérias-primas, matérias subsidiárias, produtos em curso de fabrico e produtos finais; que a empresa tanto faz stockagem horizontal, como vertical, stockando a 3 dimensões; que a empresa utiliza em média 10 metros quadrados por cada 1000€ de stock; que a empresa tem um volume de negócios mensal de cerca de 2 Milhões de Euros, com um custo médio de produção de 1,5 Milhões de Euros.
Partindo deste caso simples, mas que resume, ainda, muito daquilo que é a realidade empresarial de grande parte das PME e até algumas grandes empresas do parque nacional, podemos ainda associar um custo de oportunidade, associado à stockagem, no equivalente a uma taxa de juro de 5%, que é a taxa média que uma empresa consegue pela obtenção de um empréstimo bancário para financiar a actividade produtiva, ou seja, quanto mais dinheiro a empresa tiver empatado em stock, mais dinheiro vai precisar de pedir para financiar as diversas actividades produtivas; consideremos, também, um custo associado ao espaço ocupado, de cerca de 482€, que é o custo de construção, que tem implicações no caso da empresa necessitar de espaço para expandir operações, e não dispor de meios nem de espaço para construir; por fim, consideremos uma taxa de risco de obsolescência e sucatagem de materiais de cerca de 20%.
Tendo tudo isto em conta, consideremos então que o custo associado a cada Milhão de euros de stock a mais é de 50.000€ em termos de custo de oportunidade, 4.820.000€ de custo de ocupação de espaço, em termos valor edificado, mais cerca de 200.000€ de potencial de imparidades. Como tal, o montante de custos "visíveis" que podem ser imputados à gestão de 1.000.000€ de stock (digamos 1.000.000€ a mais que aquilo que é a conta) é de 5.070.000€, para além de todas as ineficiências que o excesso de stock provoca a montante, no sistema produtivo, que podemos estimar em cerca de 5% dos custos de produção mensais, que perfaria um valor de 75.000€. Sendo assim, vamos partir de um valor, associado à gestão de 1.000.000€ de stocks, de cerca de 5.145.000€.
Imaginemos então, que a empresa opta por efectivamente dar um abate dos produtos obsoletos, como forma de libertar espaço, de reduzir a incerteza, baixando stocks, e de libertar algum capital para financiar a actividade, registando para isso uma imparidade, uma vez que, partindo do princípio que a empresa "limpa" 20% dos seus stocks - 1.200.000€ - por um valor 85% inferior ao seu valor de balanço; obteria com a operação 180.000€, registando uma imparidade de 1.020.000€.
No entanto, ao libertar 180.000€ de "cash", poupa 9.000€ de juros ao financiamento, liberta 12.000 m2 de espaço, poupando 5.784.000€ de potenciais custos de construção, e reduz as ineficiências no sistema produtivo em cerca de 15.000€.
Fazendo o balanço operacional final, teríamos um custo de manutenção de 1.000.000€ em stocks, no montante de 5.145.000€, em contraponto com o balanço da operação de registo de imparidades e libertação de stock obsoleto, de cerca de 4.968.000€ positivos, que equivale a 4.140.000€ por Milhão de euros, para além do facto de fazer com o valor dos activos baixe, mesmo apesar de os resultados serem penalizados pelo registo de imparidades, no curto prazo, que por sua vez penalizam os capitais próprios por via dos resultados transitados, no longo prazo melhora os resultados, melhorando os capitais próprios, deixando de pesar no capital circulante, no Activos, o que por sua vez aumenta o potencial de uma aumento do rácio de autonomia financeira (capitais próprios / activos), o que fará com que a empresa se torne mais apetecível para empréstimos da banca, poupando na taxa de juro, entre 1% a 1,25%, o que por cada Milhão de financiamento equivale a 12.500€ (a acrescer aos montantes associados à libertação de stocks e melhoria operacional e libertação de espaço).
Como podem ver, uma boa gestão de stocks, limpa, e muitas vezes o tomar de decisões difíceis, pode levar a uma melhoria da folha de balanço e de resultados operacionais das empresas.
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